10.3. AI議事録のGoogle Drive連携
AI議事録が完成したときに、議事録のWordファイル（.docx）を、あらかじめ決めた保存先へ自動で保存する機能です。保存先は、ibisWorksストレージの個人フォルダ内のフォルダ、または、ご自身のGoogle Driveのマイドライブ内のフォルダです。保存したファイルを、Google Apps Script（GAS）などで、後続の処理に使えます。
＜使い始めるまで＞
- （Google Driveを使うときだけ）システム管理者が、全体設定画面の「AI議事録設定」で、「Google Drive連携」を「許可する」にします。既定値は「許可しない」です。
- 各ユーザーが、個人設定画面の「AI議事録」で、自動エクスポートに「Google Drive」または「ibisWorksストレージ」を選びます。
- （Google Driveのとき）「Google Drive連携」ボタンを押し、表示されるGoogleの画面で、ibisWorksへのアクセスを許可します。
- 「フォルダ選択」ボタンで、保存先のフォルダを選びます。ibisWorksストレージのときは、個人フォルダ内のフォルダを選びます。Google Driveのときは、マイドライブ内のフォルダを選びます。
- 「保存」ボタンで保存します。
画面の詳細は「8.1. 個人設定画面」と「9.6. 全体設定画面」を参照してください。
＜保存されるファイル＞
- 議事録の録音を開始したユーザーの保存先に保存されます。議事録を作成したユーザーではなく、録音を開始したユーザーの設定が使われます。
- ファイル名は「（会議開始日）_（議事録名）.docx」です。例：20260912_定例会議.docx
- 保存先に同じ名前のファイルがあるときは、上書きせず、「20260912_定例会議(2).docx」のように、枝番を付けて保存します。
- 録音の開始と停止を繰り返した議事録は、録音を止めて議事録が完成するたびに、Wordファイルが保存されます。回を追うごとにWordファイルの内容が増えるので、最後に保存されたファイルが最新です。
- Wordファイルのまま保存されます。Googleドキュメントには変換されません。
- 自動エクスポートを設定する前に完成した議事録は、保存されません。
＜ご注意＞
- Google Driveでは、ibisWorksが保存したファイルの名前しか確認できません。ご自身で保存先のフォルダに同じ名前のファイルを置いていると、同じ名前のファイルが並ぶことがあります。
- 保存先のフォルダをGoogle Driveで削除したり、ごみ箱に入れたりすると、保存できなくなります。個人設定画面で、保存先のフォルダを選び直してください。
- 自動エクスポートの出力先を「Google Drive」以外に変えても、Googleアカウントの連携は残ります。再び「Google Drive」に戻したときに、連携し直す必要はありません。
＜保存できなかったとき＞
保存できなかったときは、メール「ibisWorks: AI議事録の自動エクスポート失敗」でお知らせします。同じ理由で失敗が続くときは、最初の1通だけ送ります。理由と対処方法は、次のとおりです。
| 理由 | 対処方法 |
|---|---|
| Google Driveの空き容量が不足している | Google Driveの空き容量を確保したうえで、議事録を開いて手動でエクスポートしてください。 |
| Google Driveの保存先フォルダが見つからない | 保存先フォルダが削除された可能性があります。個人設定画面で、保存先フォルダを選び直してください。 |
| ibisWorksストレージの保存先フォルダに保存できない | 保存先フォルダが削除されたか、書き込み権限がなくなっています。個人設定画面で、保存先フォルダを選び直してください。 |
| ibisWorksストレージの空き容量が不足している | 不要なファイルを削除して空き容量を確保するか、管理者に容量の追加を依頼したうえで、議事録を開いて手動でエクスポートしてください。 |
| 保存先への保存が繰り返し失敗した | 時間をおいて、議事録を開いて手動でエクスポートしてください。 |
＜連携が切れたとき＞
Googleアカウント側でibisWorksへのアクセス許可を取り消したときなどに、連携が切れます。連携が切れると、次のようにお知らせします。
- メールでお知らせします（連携が切れた1回だけ送ります）。
- 個人設定画面の「AI議事録」に、赤字で「連携が切れています。「Google Drive連携」ボタンから再度連携してください。」と表示されます。
- 左メニューの「個人設定」に、赤い丸で件数が表示されます。
個人設定画面の「Google Drive連携」ボタンから、再度連携してください。連携が直ると、赤字と赤い丸は消えます。
＜組織のGoogle Workspace管理者がブロックしているとき＞
組織のGoogle Workspace管理者が、ibisWorksのアクセスを許可していないと、連携できません。個人設定画面に「組織のGoogle Workspace管理者がこのアプリをブロックしているため連携できません。管理者に許可を依頼してください。」と表示されます。この場合は、ご自身で操作しても直りません。社内のGoogle Workspace管理者に、ibisWorksのアクセスを許可するよう依頼してください。許可されたあとで、もう一度「Google Drive連携」ボタンを押します。
＜Google Workspace管理者の方へ（ibisWorksのアクセスを許可するとき）＞
ユーザーから依頼されたときは、Google Workspaceの管理コンソールの「アプリのアクセス制御」で、ibisWorksを許可してください。「アプリのアクセス制御」では、サードパーティのアプリを、「信頼済み」「制限付き」「ブロック」のいずれかに設定できます。Google Driveを「制限付き」にしている場合も、ibisWorksを許可しないと連携できません。ibisWorksを許可するときに必要な情報は、次のとおりです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| OAuthクライアントID | 管理コンソールは、このIDでアプリを見分けます。ibisWorksで使うIDは1つで、works.ibis.ne.jpなど、ibisWorksのどのドメインから連携しても同じです。IDの値はこのマニュアルには記載しません。ibisWorksにお問い合わせください。 |
| アプリ名 | ibisWorks（ユーザーに表示されるGoogleの同意画面の名前です） |
| 要求する権限（スコープ） | https://www.googleapis.com/auth/drive.file |
- 「drive.file」は、ibisWorksが保存したファイルと、ユーザーがGoogleのフォルダ選択画面で選んだフォルダだけを使える権限です。ユーザーのGoogle Drive内の、ほかのファイルを読んだり、変更したりすることはありません。
- ibisWorksは、このほかに、連携したGoogleアカウントを見分けるために、アカウントのメールアドレスを取得します。
- 許可すると、ユーザーは、個人設定画面の「Google Drive連携」ボタンから、ご自身で連携できます。
＜連携の解除＞
- ユーザー本人は、個人設定画面の「連携解除」で、ご自身の連携を解除できます。Google側のアクセス許可も取り消されます。
- システム管理者は、全体設定画面の「連携リセット」で、組織内のすべてのユーザーの連携を、まとめて解除できます。自動エクスポートに「Google Drive」を選んでいたユーザーは、設定が「なし」に戻ります。
- ユーザーを削除したときと、解約したときは、連携が削除され、Google側のアクセス許可も取り消されます。